売上が自分に付かない？営業事務の職務経歴書は処理件数と顧客折衝で書く

営業事務・営業アシスタントとは（職務経歴書での扱い）

営業事務・営業アシスタントとは、営業担当者に付いて見積作成・受発注・納期調整・請求処理・顧客からの一次対応を担い、営業活動が回る状態をつくる内勤職です。求人票では「営業事務」「営業アシスタント」「営業サポート」「セールスアシスタント」「受発注事務」と書かれます。呼び名は違っても、仕事の中身は伝票と納期と顧客窓口の3つに集まります。

職務経歴書で手が止まるのは、実績欄です。営業職の書類は売上・達成率・順位で組み立てられているのに、営業事務には自分名義の売上がありません。部門の売上は担当営業のもの、契約は営業の名前で通り、自分の仕事は「滞りなく回っていたこと」でしか残らない。数字が無いのではなく、数字が自分に付いていない状態です。本記事は、処理件数を分母に置いて正確性・速さ・削減時間で書く型を扱い、営業職へ進む場合に事務のどこを切り出すか、営業と兼務していた期間をどう切り分けるかも節で受けます。

営業部門を施策の側から支える仕事、つまりKPI設計・SFA導入・研修・販促企画といった非プレイヤー職は営業企画・営業推進の職務経歴書が扱います。同じ「営業を支える」でも、営業事務は案件1件ごとの処理を持ち、営業企画は仕組みを持つという違いで分かれます。電話・メール・Web会議で商談をつくり、受注は外勤の担当者に引き継ぐ分業型の内勤職はインサイドセールスの職務経歴書、店舗の窓口で来店客に提案して契約まで進める内勤職は内勤営業・カウンターセールスの職務経歴書の範囲です。「内勤」「事務」という語で検索すると3つが混ざりますが、自分に売上目標が置かれていたかどうかで見分けられます。目標が置かれていなければ本記事の型です。

履歴書と職務経歴書の役割の違いは営業職の履歴書と職務経歴書の違いにまとめています。本記事の記入例は、産業機器を扱う専門商社の営業部で、担当営業6名の受発注と見積作成を7年担当した想定で置いています。

職務経歴書の完成記入例（営業事務・営業アシスタント）

先に完成形を示します。営業18名・営業事務3名の営業部で、うち6名を専任で支えてきた例です。数値はすべて記入例で、件数の内訳と合計、削減時間の掛け算が、いずれも行の中で確かめられるようにそろえています。

記入例の数字は、見積2,160件＋受発注5,040件＝7,200件、7,200件÷240日＝1日30.0件、削減した5分×2,160件＝10,800分＝180時間、6名×8,000万円＝4億8,000万円という関係で置いています（いずれも記入例）。営業事務の書類でいちばん先に確かめられるのは処理量の多さではなく、自分が何件を持っていたかを分母で把握していたかどうかです。

職務経歴書は、履歴書では書ききれない具体的な職務内容と実績を伝える書類だと、ハローワークインターネットサービスの「履歴書・職務経歴書の書き方」でも位置づけられています。営業事務でいう「具体的」とは、任された範囲の広さを言葉で説明することではなく、何件をどの精度で回していたかを読み手が追える状態にすることです。入力フォームの「業務内容と実績・成果」は【所属】【営業対象】【商材】【営業手法】【実績・成果】の5ブロックを1つの欄に続けて書く形なので、営業事務の情報は次のように読み替えて振り分けます。

• 【所属】部署名、営業の人数と営業事務の人数、専任で支えた営業の人数、役職と就任時期。「営業18名・営業事務3名／担当営業6名」（記入例）のように、事務側の体制が分かる数まで書きます。
• 【営業対象】支えた営業が受け持つ取引先の業種・社数・地域と、自分が直接やり取りする相手の役割。営業事務は自分で顧客を選べないため、この欄は「誰の後ろに付いていたか」の説明として使います。
• 【商材】扱う商品と単価帯。見積の難度と、1件あたりの処理の重さがここで伝わります。単価帯が広い場合は下限と上限を書きます。
• 【営業手法】自分が担当した工程を並べます。見積作成・受注登録・納期回答・出荷手配・請求・入金確認のどこからどこまでを持っていたか、社内調整と顧客対応のどちらを持っていたかで、事務の幅が読まれます。
• 【実績・成果】処理件数を先頭に置き、差し戻し率・当日処理率、担当営業人数と支えた売上、顧客対応件数、削減時間の順に並べます。各行に期間と分母を添えます。

職務要約そのものの組み立て方は営業職の職務経歴書の書き方にまとめています。

売上が自分に付かないとき、実績欄の1行目に何を置くか

年間の処理件数を1行目に置き、分母として出勤日数と1日あたりの件数を同じ行に添えます。営業事務の実績欄が弱くなるのは、書くことが無いからではなく、書ける事実を「担当していました」という担当範囲の説明で終わらせてしまうからです。処理件数は、営業でいう訪問件数や商談件数と同じ位置にある行動量で、どの会社の書類でも比較の起点になります。

差し戻し・誤りの行は、書かないほうが有利に見えて、実際には逆です。誤り0件と書かれた書類は、記録を取っていなかったか、誤りの定義を持っていなかったかのどちらかだと読まれます。「差し戻し6件（7,200件の0.08%）。内訳は品番の選択誤り4件・数量の入力誤り2件で、いずれも出荷前に社内で検知」（記入例）のように、実数と検知の段階まで書いたほうが、精度を管理していた人だと伝わります。

処理件数が個人単位で集計されていない職場もあります。その場合は、基幹システムに残る自分の登録者IDでの件数、月末に提出していた処理報告、繁忙月の実感から復元し、復元した数字だと分かる形で書きます。「年間出勤240日、1日平均30件前後、年間およそ7,200件（概算）」（記入例）と書けば、根拠を聞かれても答えられます。部門の数字と個人の数字を切り分ける考え方はチーム実績しかない営業の職務経歴書にまとめています。

担当営業の人数と支えた売上は、どこまで自分の実績として書けるか

売上は「支えた規模」として書き、実績の数字は担当営業の人数と取引先の数で持ちます。営業事務が規模を示さないと、少人数の営業を支えていた人と、部門全体の受発注をさばいていた人が同じ書類に見えます。かといって「担当部署の売上14億4,000万円」（記入例）とだけ書けば、部門の成果を自分の成果として見せたと読まれます。両方を避ける書き方は、人数で範囲を切ってから金額を置く順序です。

金額を書くときの語の選び方が、この節でいちばん効きます。「売上4億8,000万円を達成」（記入例）と書けば虚偽になり、「営業のサポートを担当」と書けば規模が消えます。あいだにあるのが「担当営業6名・支えた売上4億8,000万円」（記入例）という書き方で、主語が自分でないことを語で示しながら、扱っていた金額の桁は伝わります。面接で「あなたの実績はどれですか」と聞かれたときに、処理件数7,200件と差し戻し0.08%を指させる状態にしておけば、金額の行は規模の説明として無理なく置けます（いずれも記入例）。

部門の人数を書くと、1名あたりの平均も読み手が計算できます。記入例では14億4,000万円÷営業18名＝1名あたり8,000万円で、自分が支えた6名分は部門の33.3%にあたります（いずれも記入例）。この割合は自分の貢献率ではなく、担当範囲の広さです。混同されないように、割合の直後に「担当範囲」という語を置くか、人数の行と金額の行を分けて並べます。

「受発注」「納期回答」「出荷指示」といった語は業界をまたいで通じますが、「デリバリー」「引き当て」「バックオーダー」「日報締め」のような社内の呼び名は、人事や他業種の読み手には伝わりません。初出で「引き当て（受注に対して在庫を確保する処理）」（記入例）のように一般語を添えます。社内KPI名や独自の呼称を一般語へ直す手順そのものは社内用語・社内KPIを翻訳する職務経歴書で扱っています。

改善提案や効率化は、どうすれば数字になるか

作業時間の前後と年間の件数を掛け算にし、削減時間と、その時間を何に振り替えたかを組にして書きます。営業事務の書類で最も差が出るのが改善の行です。多くの人が「業務効率化に取り組みました」と書いて終わりますが、読み手が知りたいのは、何分が何分になったか、それが年に何件あったか、空いた時間がどこへ行ったかの3点だけです。3点そろえば、指示を待つ人ではなく自分で運用を変えた人として読まれます。

削減時間を書くときに越えやすい線が1つあります。自分が作った書式を部署の3名が使うようになった場合、3名分の削減時間を合計して「年774時間を削減」（記入例）と書きたくなりますが、他の2名の処理件数は自分の実績ではありません。書けるのは、自分の削減258時間と、「営業事務3名が同じ書式を使用」という展開の事実までです（いずれも記入例）。他人の作業時間まで自分の削減量に足した書類は、部門の人数を数えた読み手にすぐ気づかれます。

時間を測っていなかった改善も、件数と工程の変化なら書けます。「取引先へ送る注文請書の記載誤りについて、発行前の確認をチェックリスト方式に変更し、年15件から3件へ」（記入例）のように、時間ではなく件数の前後で示す形です。15件から3件は5分の1で、削減率80.0%にあたります（記入例）。時間・件数・率のうち、記録が残っているものだけを書き、残っていないものは推定で埋めません。記録がまったく無い期間の埋め方は実績が数字にできない職務経歴書、数字にできる実績が手元にない場合の考え方は数字で示せる実績がない場合にまとめています。

改善を提案した相手と、通した手順まで1行あると、再現性が伝わります。「見積書式の変更は、営業6名への聞き取りで手戻りの原因を3つに整理し、課長承認のうえ試行1か月を経て部内標準に採用」（記入例）という並びです。営業事務の改善は、自分の裁量だけで完結するものが少なく、営業と上長を動かした経験そのものが、営業職への応募でも事務職への応募でも読まれる材料になります。

営業職に応募するとき、事務の経験のどこを切り出すか

顧客と直接やり取りした工程だけを切り出し、件数と着地率を添えて別のまとまりに立てます。営業事務から営業職へ進む書類が弱くなるのは、事務の実績をそのまま並べたうえで「営業に挑戦したい」と結ぶからです。読み手が確かめたいのは意欲ではなく、顧客と向き合った実務がすでにあるかどうかで、営業事務にはその材料が必ずあります。

追加受注の行は、営業事務から営業へ進む書類で最も強い1行になりますが、帰属の書き方を誤ると信用を落とします。記入例の36件・2,880万円は、自分が受けた問い合わせから追加注文につながり、受注登録まで自分が行った案件に限っています（記入例）。営業が同席した案件、営業が価格交渉を行った案件は含めません。「自分の一次対応が起点となった」「受注登録まで自分が担当した」のように、どこまでが自分かを語で限定してから件数を出します。担当営業6名の売上4億8,000万円に対する6.0%という割合も、貢献率ではなく、自分が起点になった範囲の割合として置きます（いずれも記入例）。

異職種から営業へ移るときに、経験を営業の言葉へ置き換える型そのもの、つまり何を対応させ、何を対応させてはいけないかの一覧は営業未経験（異職種から営業へ）の職務経歴書が扱っています。本記事で扱うのは、営業事務にしか無い材料をどこまで自分のものとして書けるかの線引きです。営業事務は事務職の中でも顧客との接点が多く、置き換えの材料が最初から手元にあるため、無理な言い換えをするより、実務の件数をそのまま出したほうが強くなります。

「なぜ支える側から数字を持つ側へ移るのか」は、職務経歴書ではなく志望動機で答える問いです。職務経歴書に理由を書き込むと実績の密度が下がり、読み手の関心も動機の側へ移ります。書類では顧客折衝の件数と着地率まで示し、理由は面接と志望動機に回します。組み立て方は営業職の志望動機の書き方にまとめています。

営業と兼務していた期間は、どう切り分けて書くか

会社と部署の枠は1つのまま、時間・顧客・数字の3つの軸で内勤と外勤を分けます。営業事務として入社した後に小口の取引先を自分名義で持つ形は、少人数の営業部でよくある運用です。切り分けずに書くと、営業経験者として応募したのに事務と読まれるか、事務職に応募したのに営業志望と読まれるかのどちらかになります。

数字を足さないことが、この節の要点です。自分名義の6,000万円と、支えた4億8,000万円を合計して「5億4,000万円を担当」（記入例）と書くと、性格の違う2つの数字が1つに見え、面接で内訳を聞かれた時点で説明が苦しくなります。2行に分け、それぞれに「自分名義」「支えた」という語を付けます。目標についても同じで、記入例では自分名義の12社にだけ年間目標5,400万円が置かれ、6,000万円の実績は達成率111.1%にあたります（いずれも記入例）。事務側には目標が置かれていない事実を1行断っておくと、達成率の分母を取り違えられません。

応募先が営業職か事務職かで、2つのまとまりの並び順を入れ替えます。営業職に応募するなら自分名義の12社・6,000万円・達成率111.1%を先に置き、事務の処理件数を後ろに回します（いずれも記入例）。事務職に応募するなら順序は逆で、処理件数7,200件と差し戻し0.08%（記入例）が先です。並べ替えるのは順序だけで、書いてある事実は同じにします。応募先ごとに数字そのものを差し替えると、他社への応募書類と食い違ったときに説明できません。

兼務ではなく、途中で営業へ異動した場合は、同じ会社の中で期間を分けて2ブロックにします。「営業サポート課（○○○○年○月〜○○○○年○月）」「営業部 第2営業課（○○○○年○月〜）」のように見出しを分け、それぞれに実績を置く形です（記入例）。会社を分けて書くと在籍社数が実際より多く見え、履歴書の職歴欄とも食い違います。異動・昇進・兼務の書き分けは部署異動・昇進・兼務の職務経歴書にまとめています。事務のメンバーをまとめる立場だった場合、部下の人数や育成の書き方は営業マネージャー・管理職の職務経歴書が扱います。

よくある質問